स्पैम शिकायतों को कैसे कम करें

स्पैम शिकायतें ईमेल प्रदाताओं द्वारा ध्यान में रखे जाने वाले प्राथमिक संकेतों में से एक होती हैं जैसे कि Gmail, Outlook, या Yahoo।

शिकायत तब होती है जब प्राप्तकर्ता किसी ईमेल को अनचाहा मानता है और उसे स्पैम के रूप में रिपोर्ट करता है। भले ही आपका ईमेल किसी ऐसे व्यक्ति को भेजा गया हो जिसने शुरुआत में आपके संचार प्राप्त करने के लिए सहमति दी थी, शिकायतों की अधिक संख्या आपके प्रेषणकर्ता की प्रतिष्ठा को ख़राब कर सकती है और कुछ मामलों में आपके भविष्य के ईमेल की डिलिवरेबिलिटी को प्रभावित कर सकती है।

आइए उन 20 सर्वोत्तम प्रथाओं की समीक्षा करें जिन्हें आपको अपने ईमेल डिलिवरेबिलिटी को सुरक्षित रखने और स्पैम शिकायतों के जोखिम को कम करने के लिए पालन करना चाहिए।

1. केवल उन संपर्कों को भेजें जो आपके ईमेल प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं

शिकायत का नंबर वन कारण अक्सर सरल होता है: प्राप्तकर्ता को ईमेल प्राप्त करने की उम्मीद नहीं होती है।

किसी अभियान को भेजने से पहले, अपने आप से पूछें:

• क्या व्यक्ति ने वास्तव में मेरे ईमेल प्राप्त करने का अनुरोध किया था?

• क्या उन्हें पता है कि वे यह ईमेल प्राप्त क्यों कर रहे हैं?

• क्या सामग्री उसी समय का मेल खाने वाली है जो उन्हें प्राप्त करने पर सहमति हुई थी?

• क्या मेरी पहचान को आसानी से पहचाना जा सकता है?

• क्या यह स्पष्ट है कि वे कैसे सदस्यता समाप्त कर सकते हैं?

उदाहरण: एक व्यक्ति एक ईबुक डाउनलोड करता है जिसका शीर्षक है "अपने एसईओ को सुधारने के 10 टिप्स"। वे इस ईबुक को प्राप्त करने के लिए सहमत होते हैं, लेकिन कुछ दिनों बाद उन्हें एक ट्रेडिंग कोर्स बेचने वाली ईमेल श्रृंखला प्राप्त होती है।

भले ही उन्होंने तकनीकी रूप से अपना ईमेल पता प्रदान किया हो, वे इन संदेशों को अनचाहा मान सकते हैं और उन्हें स्पैम के रूप में रिपोर्ट कर सकते हैं।

इसलिए सहमति उन संचारों के साथ संगत होनी चाहिए जिन्हें वास्तव में भेजा गया है।

2. विभिन्न संपर्क संग्रह परिदृश्य

सभी संपर्क सूचियां समान जोखिम स्तर प्रस्तुत नहीं करती हैं:

a. स्वैच्छिक न्यूज़लेटर सदस्यता

संपर्क स्वेच्छा से अपना पता दर्ज करता है ताकि आपका न्यूज़लेटर प्राप्त कर सके।

जोखिम: निम्न, बशर्ते कि ईमेल वही हो जो सदस्यता के दौरान वादा किया गया था।

b. फॉर्म के माध्यम से सदस्यता

संपर्क सामग्री प्राप्त करने, किसी घटना में भाग लेने, या किसी ऑफर पाने के लिए एक फॉर्म भरता है।

सर्वोत्तम प्रथाएँ: फॉर्म पर स्पष्ट करें कि पता आपके विपणन संचार को प्राप्त करने के लिए भी उपयोग किया जाएगा, जब लागू हो।

c. लीड मैग्नेट

संपर्क अपने पते का उपयोग एक ईबुक, चेकलिस्ट, वीडियो, आदि डाउनलोड करने के लिए करता है।

जोखिम तब पैदा होता है जब विशिष्ट सामग्री प्राप्त करने के लिए एकत्रित किया गया पता बाद में पूरी तरह से अलग विपणन संचार भेजने के लिए उपयोग किया जाता है।

सर्वोत्तम प्रथाएँ: स्पष्ट रूप से बताएं कि सदस्यता के बाद संपर्क क्या प्राप्त करेंगे।

d. एक पुरानी सूची को आयात करना

एक पुरानी सूची के साथ हो सकता है:

• पते जो अमान्य हो गए हैं

• संपर्क जिन्होंने सदस्यता लेना याद नहीं किया

• लोग जो अब आपके ईमेल प्राप्त नहीं करना चाहते

• रीसाइकल्ड या छोड़ी गई पते

• संपर्क जिन्होंने वास्तव में कभी भी आपकी संचार का अनुरोध नहीं किया

एक पुरानी सूची को स्वस्थ नहीं माना जाना चाहिए केवल क्योंकि इसे मूल रूप से कानूनी रूप से एकत्र किया गया था।

e. खरीदी गई सूची

सूची खरीदना एक बड़ा जोखिम है।

इन सूचियों के लोग आमतौर पर आपके ईमेल प्राप्त करने का अनुरोध नहीं करते और कुछ पतों का उपयोग स्पैम ट्रैप के रूप में किया जा सकता है ताकि दुरुपयोग करने वाले प्रेषणकर्ताओं का पता लगाया जा सके।

कभी भी अपनी अभियानों के लिए खरीदी गई सूची का उपयोग न करें।

f. स्क्रैप की गई या प्राप्त की गई सूची

किसी वेबसाइट, डायरेक्टरी, LinkedIn, सोशल नेटवर्क, या किसी अन्य स्रोत से पतों को इकट्ठा करना इसका मतलब नहीं है कि उन लोगों ने आपके ईमेल प्राप्त करने के लिए सहमति दी है।

एक सार्वजनिक ईमेल पता जरूरी नहीं कि एक ऑप्ट-इन ईमेल पता हो।

g. किसी तृतीय पक्ष द्वारा प्रदत्त संपर्क

उदाहरण के लिए, कोई एजेंसी, पार्टनर, कंपनी, या बिक्री टीम के द्वारा आपको एक सूची प्रदान की जाती है। आपको यह समझाने में सक्षम होना चाहिए:

• किसने संपर्क एकत्र किए

• किस संदर्भ में

• कैसे संपर्कों ने संचार प्राप्त करने के लिए सहमति दी

• किस कंपनी या व्यक्ति को प्रेषणकर्ता के रूप में पहचाना गया था

• क्या यह सहमति वास्तव में आपके संचार को कवर करता है

एक कंपनी को दी गई सहमति स्वतः ही इसका मतलब नहीं है कि आप उस सूची का उपयोग अपने संचार के लिए कर सकते हैं।

3. मात्रा में अचानक परिवर्तन से बचें

व्यवहार में अचानक परिवर्तन ईमेल प्रदाताओं के लिए एक नकारात्मक संकेत हो सकता है।

बचने के उदाहरण: आपके पास 50,000 संपर्कों की सूची है लेकिन आपने कई महीनों में कुछ नहीं भेजा है।

आप वापसी करते हैं और एक ही अभियान में तुरंत 50,000 ईमेल भेजते हैं।

इस प्रथा से हो सकता है:

• अधिक बाउंसेस

• अधिक शिकायतें

• महत्वपूर्ण सदस्यता समाप्तियाँ

• निम्न जुड़ाव दर

• डिलिवरी सीमाएँ या विलंब

• डोमेन की ख्याति का ह्रास

धीरे-धीरे पुनः चालू करने का विकल्प चुनें, और संपर्कों से शुरुआत करें:

• जो हाल ही में सक्रिय थे

• जो सबसे अधिक जुड़े हुए हैं

• जिन्होंने हाल ही में खोला या क्लिक किया

• जिनके पते हाल ही में इकट्ठे हुए थे।

अपनी मात्रा को धीरे-धीरे बढ़ाने से पहले परिणामों का विश्लेषण करें।

4. एक लंबे निष्क्रियता अवधि के बाद, अपनी पूरी सूची को तुरंत पुनः सक्रिय न करें

जो सूची कई महीनों या वर्षों के लिए निष्क्रिय रही हो, उसे सावधानी से संभाला जाना चाहिए।

इस समय के दौरान:

• कुछ संपर्कों ने अपना पता बदल सकते हैं

• कुछ इनबॉक्स निष्क्रिय हो सकते हैं

• कुछ संपर्क यह भूल सकते हैं कि उन्होंने सदस्यता ली थी

• प्राप्तकर्ता की उम्मीदें बदल सकती हैं

• आपके डोमेन का जुड़ाव स्तर समान नहीं हो सकता

सर्वोत्तम प्रथाएं:

5. भेजने से पहले अपनी सूची को साफ करें

एक उच्च-गुणवत्ता वाली सूची सीधे बेहतर डिलिवरेबिलिटी में योगदान करती है। एक प्रमुख अभियान से पहले, विशेष रूप से पहचानें:

• अमान्य पते

• ऐतिहासिक कठिन बाउंस

• सदस्यता समाप्त किए गए संपर्क

• संपर्क जिन्होंने आपके ईमेल को स्पैम के रूप में रिपोर्ट किया है

• लंबे समय से निष्क्रिय संपर्क

• विशिष्ट जोखिम पैदा करने वाले पते

आप ईमेल पता मान्यता उपकरणों का भी उपयोग कर सकते हैं, चाहे फ्री हो या पेड, विशिष्ट अमान्य या हाई-रिस्क पतों की पहचान करने के लिए भेजने से पहले।

हालांकि, एक सूची सफाई उपकरण खराब सूची को वैध सूची में नहीं बदलता है।

यह पतों के तकनीकी मुद्दों की पहचान कर सकता है, लेकिन यह निश्चितता के साथ यह निर्धारित नहीं कर सकता कि एक व्यक्ति वास्तव में आपके संचार प्राप्त करने के लिए सहमत थे या नहीं।

6. निष्क्रिय संपर्कों को प्रबंधित करें

एक संपर्क जिसने कई महीनों या वर्षों में कोई ईमेल नहीं खोला है, जरूरी नहीं है कि उसे आप अनिश्चित काल तक ईमेल भेजते रहें।

अगर किसी सूची में अधिक पूर्णतः निष्क्रिय संपर्क होते हैं, तो आप अनुभव कर सकते हैं:

• निम्न जुड़ाव

• अधिक सदस्यता समाप्तियाँ

• अधिक शिकायतें

• अधिक अमान्य पते

सर्वोत्तम प्रथाएं:

7. अपेक्षित आवृत्ति का सम्मान करें

जो कोई साप्ताहिक न्यूज़लेटर के लिए सदस्यता लेता है, जरूरी नहीं कि वह दिन में पांच ईमेल प्राप्त करने की उम्मीद करता हो।

अधिक आवृत्ति के कारण हो सकता है:

• कई सदस्यता समाप्तियाँ

• स्पैम शिकायतें

• जुड़ाव में गिरावट

आदर्श आवृत्ति संदर्भ पर निर्भर करती है, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण यह है कि यह पूर्वानुमेय और सदस्यता के समय घोषित की गई के साथ संगत होनी चाहिए।

8. आवृत्ति में अचानक परिवर्तन से बचें

डिलिवरेबिलिटी की समस्याएं केवल उच्च मात्रा से उत्पन्न नहीं होतीं। आवृत्ति में अचानक वृद्धि भी प्राप्तकर्ताओं को चौंका सकती है।

उदाहरण: आपने 6 महीनों के लिए प्रति सप्ताह 1 ईमेल भेजे, फिर अचानक आप 2 सप्ताह के लिए प्रति दिन 3 ईमेल भेजते हैं।

भले ही संपर्क वैध हों, कुछ इसे परिवर्तन दुरव्यवहार मान सकते हैं।

आवृत्ति में महत्वपूर्ण वृद्धि धीरे-धीरे और औचित्ययुक्त होनी चाहिए।

9. एक स्पष्ट प्रेषक पहचान का उपयोग करें

प्राप्तकर्ता को तुरंत समझ में आना चाहिए कि कौन उन्हें लिख रहा है। आपके:

• प्रेषक नाम

• भेजने का पता

• डोमेन

• सामग्री

• ब्रांडिंग

संगत होना चाहिए।

अपने प्रेषक के नाम या डोमेन में बार-बार परिवर्तन करने से बचें, जो प्राप्तकर्ताओं को आपको पहचानने से रोक सकता है।

10. सदस्यता समाप्त करना आसान बनाएं

जो प्राप्तकर्ता अब आपके ईमेल प्राप्त नहीं करना चाहता, उसे आसानी से सदस्यता समाप्त करने में सक्षम होना चाहिए। सदस्यता समाप्त की प्रक्रिया में अवरोध या जटिलता न बनाएं।

एक स्पष्ट सदस्यता समाप्त बटन या लिंक अक्सर "मैं अब ये ईमेल प्राप्त नहीं करना चाहता" को "मैं सदस्यता समाप्त कर रहा हूँ" के रूप में बदल देता है बजाय "मैं इस ईमेल को स्पैम के रूप में रिपोर्ट कर रहा हूँ"।

सामान्यतया, एक सदस्यता समाप्ति स्पैम शिकायत की तुलना में बेहतर होती है।

11. सदस्यता समाप्तियों का तुरंत सम्मान करें

जब एक संपर्क सदस्यता समाप्त करता है, तो उन्हें मार्केटिंग अभियानों को जारी न भेजें। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि बिना उनकी स्थिति की जाँच किए फिर से इन संपर्कों को किसी नई सूची में शामिल न करें।

सदस्यता समाप्तियों का प्रबंधन आपकी डिलिवरेबिलिटी रणनीति का एक मुख्य तत्व माना जाना चाहिए।

12. खटकाने वाले सामग्री और विषय पंक्तियों से सावधान रहें

कुछ विषय पंक्तियाँ यहाँ तक कि जब सूची वैध हो तब भी शिकायतें उत्पन्न कर सकती हैं।

ऐसी वाक्य रचना से बचें जो:

• भ्रामक हो

• अत्यधिक चिंताजनक हो

• कृत्रिम रूप से तात्कालिक हो

• सिस्टम नोटिफिकेशन का प्रभाव दे

• बैंक, प्रशासनिक, या सुरक्षा संचारों की नकल करें

बचने का उदाहरण: "[कार्रवाई की आवश्यकता] आपका खाता समाप्ति के कगार पर है", यदि प्राप्तकर्ता का खाता वास्तव में समाप्त नहीं हो रहा है।

संदेश की सामग्री का उसके विषय पंक्ति के साथ संगत होना चाहिए।

13. अत्यधिक क्लिकबेट से बचें

एक विषय पंक्ति जो कुछ वादा करती हो लेकिन सामग्री उसे पूरा नहीं करती, वह एक नकारात्मक प्रतिक्रिया उत्पन्न कर सकती है।

उदाहरण: "आपने $10,000 जीत लिया"।

जब ईमेल केवल यह समझाता है कि कैसे एक लॉटरी में प्रवेश किया जाए।

जितनी अधिक वादा और सामग्री के बीच की खाई होगी, एक शिकायत का जोखिम उतना ही अधिक होगा।

14. अपने दर्शकों को विभाजित करें

संपूर्ण डेटाबेस के लिए एक ही संदेश भेजना हमेशा सबसे अच्छी रणनीति नहीं होती। आप अपने संपर्कों को आधार बना सकते हैं:

• उनकी गतिविधि

• उनकी खरीदारी इतिहास

• उनकी रुचियाँ

• उनकी सदस्यता तिथि

• आपके ईमेल के साथ उनकी बातचीत

• वे पृष्ठ या उत्पाद जो उनमें रुचि रखते हैं

व लक्षित दर्शकों के लिए विशेष सामग्री को आमतौर पर ज्यादा अच्छी तरह से स्वीकार किया जाएगा बजाय के हर किसी को भेजे गए एक सामान्य संदेश के।

15. अपनी संपूर्ण डेटाबेस को अनिवार्य रूप से न भेजें

प्रत्येक अभियान से पहले, अपने आप से पूछें: क्या इस व्यक्ति को वाकई इस ईमेल की आवश्यकता है?

यदि उत्तर नहीं है, तो हो सकता है कि उन्हें अभियान में शामिल न करना बेहतर हो।

छोटे लेकिन संबद्ध डेटाबेस को सामान्यतः बहुत बड़े लेकिन निष्क्रिय डेटाबेस की तुलना में प्राथमिकता दी जाती है।

16. संवेदनशील प्रमोशन और ऑफ़रों पर विशेष ध्यान दें

कुछ प्रकार के ऑफ़र स्वाभाविक रूप से अधिक अविश्वास या शिकायतें उत्पन्न कर सकते हैं। विशेष रूप से ध्यान दें:

• जल्द पैसे की वादे

• निवेश

• वित्तीय अवसर

• बहुत आक्रामक ऑफर

• "चमत्कार" तरीकों

• उच्च-स्तर की बिक्री पद्धतियों का उपयोग करने वाले ऑफर

अगर कोई ऑफर धोखेबाज़ी या आक्रामकता के रूप में देखा जा सकता है, तो सामग्री की गुणवत्ता, संपर्कों के स्रोत, और सदस्यता के समय सेट की गई उम्मीदों को सत्यापित करना उतना ही महत्वपूर्ण है।

17. किसी अन्य व्यापार से प्राप्त सूची को पुनः उपयोग न करें बिना सहमति की पुष्टि किए

अपने बदलते समय:

• उत्पाद

• कंपनी

• डोमेन

• व्यवसाय गतिविधि

• ब्रांड

संपर्क की उम्मीदों को बदल सकता है।

एक व्यक्ति जिसने कंपनी A से संचार प्राप्त करने की सहमति दी थी, उसने जरूरी नहीं कि कंपनी B से उन्हें प्राप्त करने के लिए सहमति दी हो।

किसी भी सूची को स्थानांतरित करने से पहले, सुनिश्चित करें कि उनकी सहमति नए उपयोग को पूरी तरह से कवर करती है।

18. बहुत पुरानी सूचियों के साथ विशेष रूप से सावधान रहें

सूची जितनी पुरानी होती है, उतना ही आपको सोचना चाहिए: क्या ये लोग अभी भी मेरे ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं?

कई साल पहले इकट्ठा किया गया एक पता आज संपर्क करने के लिए स्वचालित रूप से एक अच्छा पता नहीं है। कई सालों की निष्क्रियता भी जोखिम बढ़ा सकती है:

• कठिन बाउंसेस

• शिकायतें

• सदस्यता समाप्तियाँ

• निम्न जुड़ाव

19. प्रत्येक अभियान के बाद अपने मेट्रिक्स की निगरानी करें

केवल भेजे गए ईमेल की संख्या को न देखें। विशेष रूप से निगरानी करें:

• स्पैम शिकायत दर

• बाउंस दर

• कठिन बाउंसेस

• सदस्यता समाप्ति दर

• खुलने की दर, जब ये डेटा उपलब्ध और ब्याख्यावादी हो

• क्लिक दर

• ईमेल प्रदाताओं से प्राप्त की गई कोई भी त्रुटियां या सीमाएँ

लक्ष्य यह है कि गिरावट की पहचान करें पहले कि यह महत्वपूर्ण हो जाए।

20. यदि शिकायतें बढ़ती हैं, तो रुकें और विश्लेषण करें

अगर कोई अभियान अचानक आपके अपेक्षा से अधिक शिकायतें उत्पन्न करता है, तो तुरंत अपनी पूरी डेटाबेस में भेजना जारी रखने से बचें।

विश्लेषण करें:

• संपर्क का स्रोत

• आपकी सूची में उनकी उम्र

• उनकी जुड़ाव का स्तर

• जो सामग्री भेजी गई थी

• विषय पंक्ति

• भेजने की आवृत्ति

• भेजी गई मात्रा

• आपके डोमेन या व्यवसाय में हाल के परिवर्तन

यह बेहतर हो सकता है समस्याग्रस्त खंडों को अस्थायी रूप से रुकें बजाय भेजना जारी रखने के और स्थिति को और खराब करने के।

प्रमुख ईमेल प्रदाताओं पर विशेष ध्यान दें: प्रत्येक ईमेल प्रदाता की अपनी फिल्टरेशन तंत्र होती है।

एक प्रदाता के साथ एक बुरा अनुभव परिणाम हो सकता है:

• अधिक संदेश स्पैम में डाले जा सकते हैं

• विलंब

• अस्थायी ब्लॉक

• डिलिवरी त्रुटियों की वृद्धि

इसलिए जब डेटा उपलब्ध होता है तो प्रदाता द्वारा रुझानों की निगरानी करना महत्वपूर्ण होता है।

साझा किये गए IPs पर ट्रैफ़िक की गुणवत्ता का महत्व:

साझा किये गए IPs का उपयोग करने वाली एक संरचना पर, एक ही प्रेषण वास्तुकला से कई उपयोगकर्ता भेज सकते हैं। इसका मतलब है कि संरचना की प्रतिष्ठा बड़े पैमाने पर समग्र ट्रैफ़िक गुणवत्ता पर निर्भर करती है।

इस कारण से, निम्नलिखित व्यवहार विशेष रूप से समस्याजनक हैं:

• खरीदी गई सूचियाँ

• स्क्रैप की गई सूचियाँ

• अचानक विशाल मात्रा

• बहुत पुराने संपर्कों को भेजे गए अभियान

• उच्च शिकायत दर

• उच्च हार्ड बाउंस दरें

• भ्रामक सामग्री

• स्पैम के तुलनीय अभ्यास।

अपनी डिलिवरेबिलिटी की रक्षा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि एक स्वस्थ सूची बनाए रखें और केवल उन्हीं प्राप्तकर्ताओं को भेजें जो आपकी संचार की वास्तव में उम्मीद कर रहे हैं।

मकानियों से पूरी तरह बचने के लिए:

सुनहरी नियम: प्रत्येक अभियान से पहले, अपने आप से ये पाँच प्रश्न पूछें:

1. यह व्यक्ति मेरा ईमेल क्यों प्राप्त कर रहा है?

2. क्या वे वास्तव में इस प्रकार के संदेश प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं?

3. क्या मेरी सामग्री उन्हें प्राप्त होने की सहमति के साथ मेल खाती है?

4. क्या वे अभी भी सक्रिय और रुचिकर हैं?

5. क्या वे आसानी से मेरी संचार प्राप्त करना बंद कर सकते हैं?

यदि आप इन प्रश्नों का स्पष्ट उत्तर नहीं दे सकते, तो यह बेहतर है कि इस संपर्क को भेजने से पहले स्थिति स्पष्ट की जाए।

अच्छी डिलिवरेबिलिटी केवल आपके डोमेन की तकनीकी कॉन्फ़िगरेशन या प्रेषण संरचना पर निर्भर नहीं करती।

यह सबसे पहले प्रेषक और उनके प्राप्तकर्ताओं के बीच के संबंधों की गुणवत्ता पर निर्भर करती है।

स्पैम शिकायतों को कम करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि वास्तव में संबंधित ईमेल उन संपर्कों को भेजें जिन्होंने उन्हें प्राप्त करने का अनुरोध किया था, उस समय और आवृत्ति में जिसकी वे अपेक्षा करते हैं।