ब्लॉक होने का जोखिम न उठाएं: अपनी अनुपालन और गैर-अनुपालन सूचियों की पहचान करें

यह पृष्ठ अनुपालन, गैर-अनुपालन और सीमा रेखा सूचियों के ठोस उदाहरण प्रदान करता है, साथ ही यह सुनिश्चित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करने के लिए कि आपकी भेजने की आदतें सहमति नियमों और वितरण मानकों का सम्मान करती हैं।

इन युक्तियों के साथ, आप निम्न में सक्षम होंगे:

• अपने प्रेषक की प्रतिष्ठा को सुरक्षित रखें।
• अपनी खुली और सहभागिता दरों में सुधार करें।
• शिकायतों या ब्लॉकों के जोखिम को कम करें।

I. अनुपालन सूचियों के उदाहरण (जो सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करते हैं)

1. जिन लोगों ने स्वेच्छा से आपकी साइट पर ऑप्ट-इन फॉर्म भरा है

जिन संपर्कों ने स्वेच्छा से एक स्पष्ट फॉर्म के माध्यम से अपना ईमेल पता प्रदान किया है, वे आपके मार्केटिंग अभियानों के लिए सबसे विश्वसनीय और सुरक्षित आधार हैं। इन ग्राहकों ने आपके संचार प्राप्त करना चुना है, जो स्पैम शिकायतों के जोखिम को काफी कम करता है और आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा की रक्षा करता है।

इन संपर्कों के लक्षण:

a. स्वैच्छिक और स्पष्ट सहमति

• ग्राहक जानता है कि वे किसके लिए साइन अप कर रहे हैं: एक समाचार पत्र, मुफ्त गाइड, विशेष सामग्री, प्रचार प्रस्ताव, आदि।
• ईमेल पता एक स्पष्ट फॉर्म के माध्यम से एकत्र किया जाता है जहां उपयोगकर्ता समझता है कि उन्हें मार्केटिंग ईमेल प्राप्त होंगे।

जन्‍म। कानूनी सुरक्षा और अनुपालन

• इस प्रकार की सहमति GDPR और ईमेल मार्केटिंग सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुरूप है।
• आप मार्केटिंग ईमेल पूरे विश्वास के साथ भेज सकते हैं, बिना इस डर के कि आपके संदेशों को स्पैम के रूप में चिह्नित किया जाएगा।

सी. ठोस उदाहरण

• एक आगंतुक मुफ़्त गाइड डाउनलोड करने के लिए एक फॉर्म भरता है और बॉक्स को चेक करता है: "हां, मैं न्यूज़लेटर और विशेष टिप्स प्राप्त करना चाहता हूं।"
• एक ग्राहक एक उत्पाद खरीदता है और बॉक्स को चेक करता है: "मैं समाचार और विशेष ऑफ़र प्राप्त करना चाहता हूं।"

मुख्य लाभ: ये संपर्क अत्यधिक योग्य हैं, आपके ईमेल खोलने, आपके लिंक पर क्लिक करने और आपकी सामग्री के साथ इंटरैक्ट करने की अधिक संभावना है। इससे आपकी सगाई दर और आपके अभियानों की समग्र डिलीवरेबिलिटी में सुधार होता है।

प्रो टिप: हमेशा "मैं आपके ईमेल प्राप्त करना चाहता हूं" चेकबॉक्स और अपनी गोपनीयता नीति का लिंक शामिल करें।

2. वे सदस्य जिन्होंने खरीदारी के दौरान आपका न्यूज़लेटर प्राप्त करने के लिए स्पष्ट रूप से एक बॉक्स चेक किया था

यहां तक कि जब आपकी ईमेल सूची की सदस्यता चेकआउट प्रक्रिया के दौरान होती है, तब भी यह आवश्यक है कि सहमति स्वैच्छिक हो और स्पष्ट रूप से इंगित की गई हो। साधारण तथ्य यह है कि ग्राहक ऑर्डर देते समय अपना ईमेल पता प्रदान करता है, यह पर्याप्त नहीं है: उन्हें समझना चाहिए कि वे आपके मार्केटिंग संचार प्राप्त करने के लिए सहमत हैं।

अनुसरण करने योग्य मुख्य बिंदु:

एक। स्वैच्छिक और सक्रिय

• न्यूज़लेटर की सदस्यता लेने या ऑफ़र प्राप्त करने के लिए चेकबॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से अनचेक होना चाहिए।
• सब्सक्राइबर को स्पष्ट और जानबूझकर कार्रवाई करनी होगी, जैसे कि उनके समझौते की पुष्टि करने के लिए बॉक्स को चेक करना।

बी। स्पष्ट और समझने योग्य शब्दांकन

• सटीक पाठ का उपयोग करें जो इंगित करता है कि संपर्क को वास्तव में क्या प्राप्त होगा: युक्तियाँ, प्रचार, समाचार पत्र, विशेष मार्गदर्शिकाएँ, आदि।

उदाहरण: "हां, मैं ईमेल द्वारा समाचार, सुझाव और विशेष ऑफ़र प्राप्त करना चाहता हूं।"

सी। लाभ: स्पैम सुरक्षा

• स्पष्ट और स्वैच्छिक सहमति यह सुनिश्चित करती है कि आपके ईमेल को आपके ग्राहकों या इंटरनेट सेवा प्रदाताओं (आईएसपी) द्वारा स्पैम के रूप में चिह्नित नहीं किया जाएगा।
• यह आपकी प्रेषक प्रतिष्ठा की भी रक्षा करता है और आपके अभियान वितरण क्षमता में सुधार करता है।

डी। सहमति का प्रमाण

• कार्रवाई का रिकॉर्ड रखें: टाइमस्टैम्प, पुष्टिकरण पृष्ठ और सटीक सहमति पाठ।
• यह प्रमाण जीडीपीआर अनुपालन बने रहने या किसी कानूनी अनुरोध या मार्केटिंग ऑडिट का जवाब देने के लिए आवश्यक है।

प्रो टिप: चेकआउट प्रक्रिया के दौरान स्पष्ट और सटीक शब्दों के साथ ऑप्ट-इन बॉक्स को दृश्यमान और विशिष्ट तरीके से एकीकृत करें। वास्तविक, बचाव योग्य सहमति सुनिश्चित करने के लिए अस्पष्ट वाक्यांशों या पूर्व-चेक किए गए बक्सों से बचें।

3. ट्रेड शो के वे आगंतुक जिन्होंने "मैं आपके ईमेल प्राप्त करना चाहता हूं" बॉक्स के साथ एक फॉर्म पर हस्ताक्षर किए हैं

संपर्क आपके संचार को ऑफ़लाइन भी सब्सक्राइब कर सकते हैं, जैसे इवेंट, ट्रेड शो, इन-स्टोर विज़िट, या फ़ोन कॉल के दौरान। ये सदस्यताएँ मान्य हैं जब तक सहमति स्पष्ट और स्वैच्छिक है, और संपर्क ठीक से समझता है कि वे किस लिए साइन अप कर रहे हैं।

ऑफ़लाइन सदस्यता के लिए अनुसरण करने योग्य मुख्य बिंदु:

ए. सहमति की स्पष्टता

• स्पष्ट रूप से बताएं संपर्क को क्या प्राप्त होगा: समाचार पत्र, विशेष ऑफ़र, ईवेंट निमंत्रण, मार्गदर्शिकाएँ, या विशेष सामग्री।
• अस्पष्ट या संदिग्ध शब्दों से बचें जिन्हें अनचाहे ईमेल संग्रह के रूप में समझा जा सकता है।

बी। स्वैच्छिक कार्रवाई

• संपर्क को अपनी सहमति देने के लिए स्पष्ट कार्रवाई करनी होगी, उदाहरण के लिए:
  • किसी बॉक्स को भौतिक या डिजिटल रूप में चेक करना।
  • किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना या उन्हें प्राप्त होने वाले संचार के बारे में सूचित होने के बाद अपना ईमेल प्रदान करना।

सी। रिकॉर्डिंग सहमति

• तारीख, संदर्भ (घटना, बिक्री स्थल, कॉल) और सटीक सहमति पाठ सहित सदस्यता का रिकॉर्ड रखें।
• यह प्रमाण जीडीपीआर अनुपालन को उचित ठहराने के लिए आवश्यक है और यह साबित करता है कि मार्केटिंग ईमेल स्वेच्छा से अधिकृत थे।

डी। मुख्य लाभ

• स्पष्ट और स्वैच्छिक ऑफ़लाइन सदस्यताएँ स्पैम शिकायतों के जोखिम को कम करने और आपके अभियानों की समग्र वितरण क्षमता में सुधार करते हुए एक विश्वसनीय संपर्क आधार बनाने में मदद करती हैं।

प्रो टिप: ऑफ़लाइन ईवेंट या इंटरैक्शन के दौरान, एक मानकीकृत फ़ॉर्म का उपयोग करें जो ईमेल के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से दर्शाता हो, और सुनिश्चित करें कि संपर्क स्पष्ट रूप से समझता है और आपके संचार को प्राप्त करने के लिए सहमत है।

यदि आवश्यक हो तो सहमति प्रदर्शित करने के लिए सबूत (फॉर्म, स्कैन, या डेटाबेस लॉग की एक तस्वीर) रखने का प्रयास करें।

4. मौजूदा ग्राहक सेवा जानकारी प्राप्त कर रहे हैं (खाता परिवर्तन, ऑर्डर पुष्टिकरण)

ए. लेन-देन संबंधी ईमेल लेनदेन के हिस्से के रूप में या संपर्क के साथ सीधे संबंध के रूप में भेजे गए संदेश हैं। वे स्वीकार्य हैं, भले ही संपर्क ने स्पष्ट रूप से विपणन सहमति न दी हो, क्योंकि सेवा या व्यावसायिक संबंध के संचालन के लिए उनकी आवश्यकता होती है।

लेन-देन संबंधी ईमेल का उदाहरण:

• रसीदें और ऑर्डर की पुष्टि
• डिलीवरी सूचनाएं या पैकेज ट्रैकिंग
• सुरक्षा अलर्ट या पासवर्ड परिवर्तन
• नियुक्ति अनुस्मारक या महत्वपूर्ण सेवा-संबंधित जानकारी

महत्वपूर्ण: विपणन से अंतर

• यदि आप इन ईमेल में प्रचार सामग्री जोड़ना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, विशेष ऑफ़र, उत्पाद अनुशंसाएँ, प्रचार), तो स्पष्ट विपणन सहमति अलग से प्राप्त की जानी चाहिए।
• सहमति के बिना लेन-देन और विपणन सामग्री का मिश्रण स्पैम के रूप में माना जा सकता है और आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है।

प्रो टिप: अपने लेन-देन ईमेल और मार्केटिंग ईमेल के लिए अलग टेम्पलेट बनाएं।

• लेन-देन संबंधी ईमेल सेवा या लेन-देन के लिए आवश्यक जानकारी तक ही सीमित होना चाहिए।
• यदि आप प्रमोशन शामिल करना चाहते हैं, जैसे रसीद या पुष्टिकरण में चेकबॉक्स या सदस्यता लिंक के माध्यम से, हमेशा अपने मार्केटिंग संचार की सदस्यता के लिए एक स्पष्ट विकल्प जोड़ें।

द्वितीय. गैर-अनुपालक सूचियों के उदाहरण

1. किसी बाहरी प्रदाता से खरीदी या किराए पर ली गई सूचियाँ

खरीद के लिए उपलब्ध या तीसरे पक्ष द्वारा साझा की गई कुछ संपर्क सूचियाँ आकर्षक लग सकती हैं, लेकिन वे आपके ईमेल मार्केटिंग व्यवसाय के लिए एक बड़ा जोखिम पेश करती हैं।

एक। गैर-सहमति वाले संपर्कों के लक्षण:

• इन सूचियों के लोगों ने आपके ईमेल प्राप्त करने के लिए कभी भी अपनी स्पष्ट सहमति नहीं दी है।
• आपको उनकी वास्तविक रुचि, उनकी गतिविधि, या उनके ईमेल पते की वैधता के संबंध में कोई गारंटी नहीं है।

बी। संबद्ध जोखिम:

• स्पैम रिपोर्ट
  • जिन प्राप्तकर्ताओं ने कभी आपके ईमेल नहीं मांगे, वे उन्हें प्राप्त होते ही "स्पैम" पर क्लिक कर सकते हैं।

  • ये रिपोर्टें आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाती हैं और इंटरनेट सेवा प्रदाताओं द्वारा आपके अभियानों को अवरुद्ध किया जा सकता है।

    उच्च बाउंस दर

  • खरीदे गए पते अक्सर गलत, पुराने, या अस्थायी होते हैं, जिसके कारण कई हार्ड बाउंस होते हैं।

  • उच्च बाउंस दर आपके डिलीवरेबिलिटी स्कोर को कम कर देती है और आपके ईमेल खाते पर प्रतिबंध लगा सकती है।

    खाता निलंबन

  • गैर-सहमति वाले संपर्कों का उपयोग आम तौर पर ईमेल प्लेटफ़ॉर्म द्वारा निषिद्ध है।
  • खाते निलंबित या हटाए जा सकते हैं, जिससे आपको भविष्य में कोई भी अभियान भेजने से रोका जा सकता है।

ठोस उदाहरण:

10,000 ईमेल "सौंदर्य प्रसाधनों में रुचि" की सूची ऑनलाइन खरीदना एक त्वरित अवसर की तरह लग सकता है। वास्तव में, आप अपने व्यवसाय को स्पैम रिपोर्ट, भारी बाउंस और गंभीर प्रतिबंधों के संपर्क में ला रहे हैं, जिसका जुड़ाव या रूपांतरण के संदर्भ में कोई वास्तविक लाभ नहीं है।

ध्यान दें कि खरीदी गई सूचियाँ systeme.io पर सख्त वर्जित हैं।

प्रो टिप: कभी भी तृतीय-पक्ष सूचियाँ न खरीदें या उनका उपयोग न करें। अपनी सूची व्यवस्थित रूप से बनाएं इसके माध्यम से:

• अपनी वेबसाइट पर फ़ॉर्म साफ़ करें
• आयोजनों या खरीदारी के दौरान सदस्यताएँ
• मुफ़्त सामग्री ऑफ़र (गाइड, ई-पुस्तकें, न्यूज़लेटर)

यह सुनिश्चित करता है कि आपके संपर्कों ने स्पष्ट सहमति दी है, जो डिलीवरेबिलिटी को अनुकूलित करता है और आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा की रक्षा करता है।

2. किसी तीसरे पक्ष (किसी अन्य कंपनी या भागीदार) द्वारा प्रदान की गई सूचियाँ

एक। सहमति के प्रमाण के बिना संपर्क: एक कानूनी जोखिम

भले ही कुछ संपर्क सूचियाँ आपके व्यवसाय या उद्योग के लिए प्रासंगिक लगती हों, यह समझना महत्वपूर्ण है कि इसका कोई प्रमाण नहीं है कि वे आपके ईमेल प्राप्त करने के लिए सहमत हुए हैं। किसी संपर्क का अनुमानित हित कभी भी स्पष्ट और स्वैच्छिक सहमति का स्थान नहीं लेता है।

मुख्य जोखिम:

• कानूनी गैर-अनुपालन

• सहमति के बिना संपर्कों को ईमेल भेजना यूरोप में जीडीपीआर उल्लंघन है और अन्य देशों में स्पैम-विरोधी कानूनों का उल्लंघन है।
• जुर्माने में आपकी कंपनी के खिलाफ भारी जुर्माना और कानूनी कार्रवाई शामिल हो सकते हैं।

• आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा के लिए जोखिम

• गैर-सहमति वाले संपर्कों द्वारा आपके ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित करने की अधिक संभावना होती है।
• इससे आपका डिलीवरेबिलिटी स्कोर कम हो जाता है, बाउंस बढ़ जाता है, और आपके ईमेल खाते को ब्लॉक या निलंबित किया जा सकता है।

• वास्तविक जुड़ाव का अभाव

• भले ही सूची आपके विषय को लक्षित करती हो, माना जाता है कि रुचि खुलने या क्लिक की गारंटी नहीं देती है।
• ये संपर्क आपकी सहभागिता दरों में योगदान नहीं देंगे और इसके बजाय आपके अभियानों की समग्र प्रभावशीलता को कम करने का जोखिम उठाएंगे।

प्रो टिप: सहमति के प्रमाण के बिना कभी भी मार्केटिंग ईमेल न भेजें। स्पष्ट फ़ॉर्म, ईवेंट सदस्यता, या निःशुल्क सामग्री ऑफ़र के माध्यम से संपर्कों को व्यवस्थित रूप से एकत्रित करने पर ध्यान केंद्रित करें।

सहमति का टाइमस्टैम्प्ड रिकॉर्ड रखकर, आप अपना कानूनी अनुपालन सुरक्षित करते हैं और अपनी डिलीवरेबिलिटी और सहभागिता को अनुकूलित करते हैं।

3. स्पष्ट ऑप्ट-इन फॉर्म के बिना फेसबुक या अन्य सोशल मीडिया के माध्यम से एकत्र किए गए पते

ए. सोशल मीडिया से संपर्क: सहमति से सावधान रहें

ईमेल एकत्र करने के लिए सोशल मीडिया का उपयोग करना सुविधाजनक लग सकता है, लेकिन यह समझना आवश्यक है कि एक साधारण लॉगिन या इंटरैक्शन आपके मार्केटिंग ईमेल प्राप्त करने के लिए सहमति की गारंटी नहीं देता है।

याद रखने योग्य मुख्य बिंदु:

• स्पष्ट सहमति आवश्यक है

• भले ही कोई उपयोगकर्ता फेसबुक, इंस्टाग्राम, या किसी अन्य सोशल मीडिया के माध्यम से लॉग इन करता है, इसका मतलब यह नहीं है कि वे आपके ईमेल संचार प्राप्त करने के लिए सहमत हैं।
• जीडीपीआर और ईमेल मार्केटिंग की सर्वोत्तम प्रथाओं के अनुसार सहमति स्वैच्छिक, स्पष्ट और रिकॉर्ड की गई होनी चाहिए।

• संबद्ध जोखिम

• सोशल मीडिया के माध्यम से एकत्र किए गए संपर्कों को उनकी सहमति के बिना ईमेल भेजना आपको निम्न जोखिम में डालता है:
  • स्पैम रिपोर्ट
  • उच्च बाउंस दर
  • आपके ईमेल खाते का निलंबन या अवरोधन
  • जीडीपीआर गैर-अनुपालन के लिए कानूनी प्रतिबंध

ठोस उदाहरण:

• फेसबुक इवेंट में उपस्थित लोगों से ईमेल पते निकालना, फिर स्वचालित रूप से उन्हें आपकी मेलिंग सूची में बिना उनकी स्पष्ट सहमति के जोड़ना, एक उच्च जोखिम वाला अभ्यास है।
• इन संपर्कों ने कभी भी आपके ईमेल प्राप्त करने के लिए सहमति नहीं दी, जिससे ईमेल भेजना आपकी प्रतिष्ठा के लिए गैर-अनुपालक और खतरनाक हो गया है।

प्रो टिप: सोशल मीडिया का सुरक्षित रूप से उपयोग करने के लिए:

• अपने पृष्ठ या ईवेंट से जुड़ा एक स्पष्ट ऑप्ट-इन फ़ॉर्म प्रदान करें, जिसमें विपणन सहमति के लिए चेकबॉक्स हो।
• प्रत्येक संपर्क के लिए सहमति का टाइमस्टैम्प्ड लॉग रखें।
• स्पष्ट सत्यापन के बिना कभी भी सोशल मीडिया से निकाले गए ईमेल को अपने अभियानों में स्वचालित रूप से न जोड़ें।

4. सार्वजनिक डेटाबेस या बाहरी वेबसाइटों से लिए गए संपर्क

भले ही कोई ईमेल पता सार्वजनिक रूप से आसानी से पहुंच योग्य हो (वेबसाइट, ऑनलाइन निर्देशिका, लिंक्डइन प्रोफ़ाइल), इसका मतलब यह नहीं है कि पते का स्वामी आपके मार्केटिंग ईमेल प्राप्त करना चाहता है। स्पष्ट रुचि या सार्वजनिक दृश्यता कभी भी स्पष्ट सहमति का स्थान नहीं लेती।

प्रमुख बिंदु:

एक। अनिवार्य सहमति

• जीडीपीआर और एंटी-स्पैम कानूनों के अनुसार प्रत्येक संपर्क को आपके मार्केटिंग संचार प्राप्त करने के लिए अपनी स्वैच्छिक और स्पष्ट सहमति देनी होगी।
• इंटरनेट पर पाया गया पता सहमति नहीं है: अनधिकृत मार्केटिंग ईमेल भेजना स्पैम माना जाता है।

बी। संबद्ध जोखिम

• स्पैम रिपोर्ट: ईमेल की रिपोर्ट की जा सकती है, जिससे आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंच सकता है।
• उच्च बाउंस दरें: कुछ सार्वजनिक पते अब सक्रिय नहीं हो सकते हैं।
• कानूनी प्रतिबंध: यूरोप में, अवांछित ईमेल भेजने पर जीडीपीआर गैर-अनुपालन के लिए भारी जुर्माना लगाया जा सकता है।

ठोस उदाहरण:

• लिंक्डइन, ऑनलाइन निर्देशिकाओं, या वेबसाइटों पर पाए गए पेशेवरों के ईमेल को कॉपी-पेस्ट करना और उनकी स्पष्ट सहमति के बिना उन्हें अपनी मेलिंग सूची में जोड़ना जोखिम भरा और गैर-अनुपालक है।
• भले ही ये संपर्क आपके उद्योग के लिए प्रासंगिक हों, उनकी सहमति एकत्रित नहीं की गई है, जिससे वितरण योग्यता और कानूनी समस्याएं हो सकती हैं।

प्रो टिप: सार्वजनिक स्रोतों से संपर्कों का सुरक्षित रूप से उपयोग करने के लिए:

• अपनी वेबसाइट पर या प्रारंभिक परिचयात्मक ईमेल के माध्यम से एक स्पष्ट और स्वैच्छिक ऑप्ट-इन फॉर्म प्रदान करें।
• लिंक्डइन या निर्देशिकाओं से निकाले गए पतों को कभी भी अपनी मार्केटिंग सूची में स्वचालित रूप से न जोड़ें।
• यह साबित करने के लिए कि प्रत्येक संपर्क आपके ईमेल प्राप्त करने के लिए सहमत है, सहमति का एक टाइमस्टैम्प्ड लॉग रखें।

5. आंतरिक कर्मचारी सूचियाँ बाहरी विपणन उपकरण के माध्यम से भेजी जाती हैं

कर्मचारियों या आंतरिक संचार के लिए इच्छित ईमेल आंतरिक उपयोग के लिए डिज़ाइन किए गए टूल पर बने रहने चाहिए, और आपके सार्वजनिक-सामना वाले ईमेल मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से नहीं भेजे जाने चाहिए।

मुख्य बिंदु:

ए. आपको बाहरी मार्केटिंग टूल का उपयोग क्यों नहीं करना चाहिए?

• Systeme.io जैसे ईमेल प्लेटफ़ॉर्म को सहमति और सदस्यता समाप्त करने के संबंध में सख्त नियमों के साथ बाहरी मार्केटिंग ईमेल प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
• इन उपकरणों के माध्यम से आंतरिक ईमेल भेजने से सदस्यता समाप्त करने वाले लिंक से संबंधित समस्याएं हो सकती हैं, जो अनिवार्य हैं और आंतरिक संदर्भ में इसका कोई मतलब नहीं है।
• मार्केटिंग प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से आपके कर्मचारियों को भेजे गए ईमेल को स्पैम फ़िल्टर या आपकी कंपनी की आंतरिक नीति द्वारा अपमानजनक माना जा सकता है।

बी। संबद्ध जोखिम

• प्राप्तकर्ताओं के लिए भ्रम: वे गलती से सदस्यता समाप्त लिंक पर क्लिक कर सकते हैं, जिससे महत्वपूर्ण ईमेल की डिलीवरी रुक सकती है।
• आंतरिक नियमों का अनुपालन न करना: कुछ कंपनियां आंतरिक संचार के लिए बाहरी विपणन उपकरणों के उपयोग पर रोक लगाती हैं।
• आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा पर प्रभाव: यदि आपके डोमेन का उपयोग गैर-अनुपालक आंतरिक ईमेल के लिए किया जाता है, तो यह आपके बाहरी अभियानों की वितरण क्षमता को नुकसान पहुंचा सकता है।

सी। सर्वोत्तम प्रथाएँ

• आंतरिक संचार के लिए समर्पित टूल का उपयोग करें: पेशेवर मैसेजिंग ऐप्स (आउटलुक, Google वर्कस्पेस, स्लैक, टीम्स), आपका इंट्रानेट, या आंतरिक न्यूज़लेटर्स।
• यदि आपको आंतरिक परीक्षण या पदोन्नति के लिए अपने कर्मचारियों को मार्केटिंग संदेश भेजना है, तो एक अलग आंतरिक खंड बनाएं और सुरक्षित, अनुकूलित चैनलों का उपयोग करें।

प्रो टिप: अपने आंतरिक और बाह्य संचार को स्पष्ट रूप से अलग करने के लिए, दो अलग-अलग सूचियाँ बनाए रखें:

• आपके सहमति देने वाले ग्राहकों और ग्राहकों के लिए एक बाहरी मार्केटिंग सूची।
• अनुकूलित आंतरिक उपकरणों पर आपके कर्मचारियों के लिए एक आंतरिक सूची।

यह पृथक्करण आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा की रक्षा करता है और कानूनी दायित्वों या स्पैम फ़िल्टर से संबंधित किसी भी समस्या से बचाता है।

तृतीय. संदर्भ के आधार पर सत्यापित किए जाने वाले मामले

1. वे संपर्क जिनसे आप लंबे समय से संपर्क नहीं कर पाए हैं

भले ही पहले दी गई सहमति अभी भी वैध हो, हो सकता है कि आपका संपर्क आपको या उस कारण को याद न रखे जिसके कारण वे आपके संदेश प्राप्त करने के लिए सहमत हुए थे। इस मामले में, जोखिम है कि वे आपके ईमेल को स्पैम के रूप में रिपोर्ट कर सकते हैं, जो आपकी डिलीवरी क्षमता को नुकसान पहुंचा सकता है।

अनुशंसित समाधान: आपके नियमित ईमेल विस्फोटों को फिर से शुरू करने से पहले, हम एक पुन: पुष्टिकरण ईमेल भेजने की सलाह देते हैं। उदाहरण के लिए, आप विनम्रतापूर्वक पूछ सकते हैं, "क्या आप हमारे अपडेट प्राप्त करना जारी रखना चाहेंगे?"। यह आपके संपर्कों को उनकी रुचि की पुष्टि करने की अनुमति देता है और यह सुनिश्चित करता है कि आप सहमति और जीडीपीआर अनुपालन के संबंध में सर्वोत्तम प्रथाओं का सम्मान करना जारी रखें।

2. किसी एजेंसी या भागीदार से सूचियाँ

यह सत्यापित करना आवश्यक है कि आपकी सूची के प्रत्येक संपर्क ने आपके संचार प्राप्त करने के लिए स्पष्ट सहमति दी है। स्पष्ट सहमति के बिना लोगों को ईमेल भेजना न केवल आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है बल्कि आपको जीडीपीआर जैसे मौजूदा कानून का अनुपालन न करने के जोखिम में भी डाल सकता है।

व्यावहारिक सलाह: कुछ भी भेजने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रत्येक संपर्क के लिए ऑप्ट-इन का प्रमाण प्रदान कर सकते हैं, खासकर यदि सूची का उपयोग आपकी ओर से किया गया हो। यह प्रमाण एक भरे हुए फॉर्म, एक ईमेल पुष्टिकरण, या किसी अन्य रिकॉर्ड का रूप ले सकता है जो प्रमाणित करता है कि संपर्क स्वेच्छा से आपके संदेश प्राप्त करने के लिए सहमत हुआ है।

3. ऑफ़लाइन एकत्रित सूचियाँ (स्टोर में गिराए गए कार्ड, व्यापार शो, कार्यक्रम)

इन संपर्क सूचियों का उपयोग आपके अभियानों के लिए किया जा सकता है, लेकिन यदि सहमति पूरी तरह से स्पष्ट या दस्तावेज़ीकृत नहीं है तो वे एक बढ़ा जोखिम पेश करती हैं। दरअसल, किसी विवाद या ऑडिट की स्थिति में, आपको यह प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए कि प्रत्येक संपर्क स्वेच्छा से आपके संचार प्राप्त करने के लिए सहमत है।

सर्वोत्तम अभ्यास: प्रत्येक संपर्क के लिए संग्रह की तारीख और संदर्भ को व्यवस्थित रूप से रखें। इसमें पूरा किया गया फॉर्म, अभियान या वह विशिष्ट कार्रवाई शामिल हो सकती है जिसके कारण सदस्यता प्राप्त हुई। यह अभ्यास आपको सहमति साबित करने और मार्केटिंग ईमेल भेजने से जुड़े जोखिमों को कम करने की अनुमति देता है।

4. अपने ग्राहकों को सर्वेक्षण या विविध जानकारी भेजना

यदि आपके संपर्क ने स्पष्ट रूप से ईमेल द्वारा संपर्क करने के लिए अपनी सहमति दे दी है, तो अपने अभियानों में उनके पते का उपयोग करना सर्वोत्तम प्रथाओं और नियमों का अनुपालन करता है।

अन्यथा, उन्हें अपने अभियानों में शामिल करने से पहले स्पष्ट रूप से इस सहमति का अनुरोध करना आवश्यक है। यह दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है कि आप संपर्क की इच्छाओं का सम्मान करें और ईमेल मार्केटिंग के लिए कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन करें।

सर्वोत्तम प्रथाएँ:

• किसी को मेलिंग सूची में जोड़ने से पहले हमेशा स्पष्ट सहमति प्राप्त करें।
• संपर्क को आसानी से बाहर निकलने की अनुमति देने के लिए प्रत्येक संचार में एक स्पष्ट सदस्यता समाप्त लिंक शामिल करें।
• सहमति के प्रमाण के बिना खरीदी गई या तृतीय-पक्ष सूचियों से बचें।
• शिकायतों के जोखिम को कम करने और वितरण क्षमता में सुधार करने के लिए उन तक दोबारा पहुंचने से पहले पुराने या निष्क्रिय पतों की दोबारा पुष्टि करें।