ईमेल कैंपेन सेट करना: सामान्य परिदृश्यों और मुख्य विचारों के लिए एक मार्गदर्शिका

यह मार्गदर्शिका उन सबसे सामान्य परिदृश्यों को कवर करती है जिनका आप अपने ईमेल अभियान सेट करते समय सामना कर सकते हैं, साथ ही यह सुनिश्चित करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास भी शामिल हैं कि आपके ऑटोमेशन सुचारू रूप से चलें।

1. ईमेल भेजने का आदेश

किसी अभियान में ईमेल का क्रम ऊपर से नीचे तक के तर्क का अनुसरण करता है: शीर्ष पर ईमेल भेजा गया पहला ईमेल होता है। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि नए ईमेल सक्रिय होने से पहले कैसे व्यवहार करते हैं।

जब आप किसी अभियान में कोई नया ईमेल जोड़ते हैं, तो वह सूची में सबसे ऊपर तब तक दिखाई देता है, जब तक वह निष्क्रिय है (एक ग्रे बिंदु द्वारा दर्शाया गया है). क्योंकि इसमें एक विशिष्ट "बाद में भेजें" निर्देश का अभाव है, इसलिए इसे अभियान के कालानुक्रमिक अनुक्रम में एकीकृत नहीं किया गया है।

2. एक सक्रिय अनुक्रम में एक नया ईमेल जोड़ना

यदि आप किसी अनुक्रम के आरंभ या मध्य में कोई नया ईमेल जोड़ते हैं, तो केवल वे संपर्क जो अभी तक उस चरण तक नहीं पहुंचे हैं, उसे प्राप्त करेंगे.

जो संपर्क पहले से ही अनुक्रम में उस बिंदु को पार कर चुके हैं, उन्हें नया ईमेल पूर्वव्यापी रूप से प्राप्त नहीं होगा।

उदाहरण परिदृश्य:

निम्नलिखित अनुक्रम तर्क पर विचार करें:

• "ईमेल 1" पहले 9 संपर्कों को भेजा गया था।
• फिर आप दूसरी स्थिति में एक "नया ईमेल" डालें।
• "ईमेल 4" चौथे स्थान पर बना हुआ है और पहले ही 12 संपर्कों को भेजा जा चुका है।

जरूरी बातें ध्यान दे

• वर्तमान में पिछले चरण में संपर्क "नया ईमेल" प्राप्त करेंगे।
• जो संपर्क पहले ही आगे बढ़ चुके हैं (और पहले से ही "ईमेल 2" प्राप्त कर चुके हैं) उन्हें सम्मिलित ईमेल प्राप्त नहीं होगा।

संक्षेप में, एक सम्मिलित ईमेल केवल उन संपर्कों को दिया जाता है जो अभी तक अभियान के उस विशिष्ट चरण तक नहीं पहुंचे हैं।

3. किसी अभियान के अंतिम चरण में एक ईमेल जोड़ना

जब आप अंतिम चरण के रूप में कोई ईमेल जोड़ते हैं, तो यह उन सभी संपर्कों को भेजा जाएगा जो अभी भी अभियान की सदस्यता ले चुके हैं।

नोट: किसी संपर्क को एक क्रम में अंतिम ईमेल प्राप्त करने के बाद भी, वे उस अभियान के लिए "सदस्यता" बने रहते हैं जब तक कि उन्हें विशेष रूप से हटा नहीं दिया जाता है। इसलिए, एक नया अंतिम चरण जोड़ने से उन मौजूदा संपर्कों के लिए नामांकन ट्रिगर हो जाएगा।

4. नए जोड़े गए ईमेल के लिए देरी कैसे काम करती है

किसी अनुक्रम के मध्य या अंत में ईमेल जोड़ते समय, यह समझना महत्वपूर्ण है कि सिस्टम ईमेल के बीच देरी की गणना कैसे करता है।

उदाहरण:

आपके अभियान में वर्तमान में 2 ईमेल हैं:

• ईमेल 1: सदस्यता के 5 मिनट बाद भेजा गया।
• ईमेल 2: पहले ईमेल के 24 घंटे बाद भेजा गया।

एक संपर्क 01/01/2025 को सुबह 10:00 बजे साइन अप करता है।

• उन्हें सुबह 10:05 बजे ईमेल 1 प्राप्त होता है।
• उन्हें 01/02/2025 को सुबह 10:05 बजे ईमेल 2 प्राप्त होता है।

01/15/2025 को, आप ईमेल 3 जोड़ते हैं, जो पिछले ईमेल के 24 घंटे बाद भेजने के लिए सेट होता है।

इस मामले में, उन संपर्कों के लिए जिन्हें पहले से ही ईमेल 2 प्राप्त हो चुका है, ईमेल 3 तुरंत भेजा जाएगा।

क्यों? क्योंकि 24 घंटे की देरी की गणना अंतिम ईमेल प्राप्त होने की तारीख (2 जनवरी) से की जाती है, न कि उस तारीख से जब आपने सिस्टम में नया ईमेल जोड़ा था (15 जनवरी)। चूंकि 2 जनवरी के बाद से 24 घंटे से अधिक समय बीत चुका है, इसलिए शर्त तुरंत पूरी हो जाती है।

हमेशा याद रखें कि डिलीवरी में देरी अनुक्रम के माध्यम से संपर्क की वास्तविक प्रगति पर निर्भर करती है, न कि उस क्षण जब ईमेल बनाया गया था।

5. ईमेल भेजने की शर्तें और शेड्यूलिंग

अभियान ईमेल भेजने से पहले सभी कॉन्फ़िगर की गई शर्तों को पूरा करना होगा. यदि कोई शर्त तुरंत पूरी नहीं होती है, तो ईमेल भेजने में अगली उपलब्ध विंडो तक देरी होगी।

आप अधिकतम तीन विशिष्ट पैरामीटर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

शेड्यूलिंग विकल्प:

1. देरी सेट करें

   अनुक्रम में ईमेल के बीच समय अंतराल चुनें (दिन, घंटे या मिनट)।

2. एक विशिष्ट समय का चयन करें

   उस दिन का सटीक समय निर्दिष्ट करें जिस दिन ईमेल भेजा जाना चाहिए।

3. भेजने के दिन चुनें

   चुनें कि सप्ताह के किन दिनों में ईमेल को बाहर जाने की अनुमति है।

उदाहरण:

आप इन शर्तों के साथ ईमेल 2 शेड्यूल करें:

• ईमेल 1 के 2 दिन बाद भेजा गया
• At 10:00 AM
• केवल सोमवार से शुक्रवार तक

यदि ईमेल 1 गुरुवार को दोपहर 3:00 बजे भेजा गया था:

• 2 दिन की देरी निर्धारित प्रेषण को शनिवार को दोपहर 3:00 बजे तक धकेलती है।
• हालाँकि, चूंकि ईमेल सप्ताह के दिनों और सुबह 10:00 बजे के समय स्लॉट तक ही सीमित है, इसलिए इसमें अगले सोमवार को सुबह 10:00 बजे तक देरी होगी।

6. एक सक्रिय अभियान में शर्तों को संशोधित करना

यह समझना महत्वपूर्ण है कि सेटिंग्स बदलना उन संपर्कों को कैसे प्रभावित करता है जो पहले से ही एक क्रम में नामांकित हैं।

• परिदृश्य: संपर्क वर्तमान में नामांकित हैं और उन्हें कुछ ईमेल प्राप्त हुए हैं।
• कार्रवाई: आप उस क्रम में भविष्य के ईमेल के लिए भेजने की शर्तों को संशोधित करते हैं।

परिणाम:

• नई शर्तें केवल उन नए संपर्कों पर लागू होती हैं, जो परिवर्तनों को सहेजने के बाद अभियान की सदस्यता लेते हैं.
• क्रम में पहले से मौजूद संपर्कों को मूल शर्तों के आधार पर ईमेल प्राप्त करना जारी रहेगा जो पहली बार सदस्यता लेते समय मौजूद थीं।

प्रो टिप: एक अभियान को ट्रैक पर ट्रेन की तरह सोचें। प्रत्येक "कार" (संपर्क) उस ट्रैक लेआउट का अनुसरण करती है जो तब मौजूद थी जब उसने अपनी यात्रा शुरू की थी। यात्रा के बीच में लेआउट बदलने से ट्रैक पर पहले से मौजूद कारों को रीडायरेक्ट नहीं किया जाएगा; केवल नई कारें ही नए रास्ते पर चलेंगी।

तुलना उदाहरण:

प्रारंभिक अभियान:

परिवर्तन लागू करना:

आपने ईमेल 3 को शुक्रवार से शनिवार को दोपहर 3:00 बजे तक बदल दिया है।

प्रभाव:

• मौजूदा संपर्क: अभियान में पहले से मौजूद 200 संपर्क प्रभावित नहीं होंगे। उन्हें अभी भी शुक्रवार को दोपहर 3:00 बजे ईमेल 3 प्राप्त होगा।
• नए संपर्क: परिवर्तन के बाद सदस्यता लेने वाले किसी भी संपर्क को शनिवार को दोपहर 3:00 बजे ईमेल 3 प्राप्त होगा।

7. ईमेल को निष्क्रिय और पुनः सक्रिय करना

अभियान ईमेल को पुनः सक्रिय करते समय सावधानी बरतें

यदि आप किसी अभियान में सभी ईमेल निष्क्रिय कर देते हैं, जबकि संपर्क अभी भी नामांकित हैं, तो उन ईमेल को पुनः सक्रिय करने से उन्हें वर्तमान में नामांकित सभी संपर्कों पर फिर से भेजा जाएगा, भले ही उन्होंने उन्हें पहले प्राप्त किया हो.

डुप्लिकेट ईमेल भेजने से बचने के लिए, जो आपके प्रेषक की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकते हैं और स्पैम शिकायतों का कारण बन सकते हैं, हम मौजूदा संपर्कों के लिए पुराने ईमेल को फिर से सक्रिय करने के बजाय एक नया अभियान बनाने का सुझाव देते हैं.

सर्वोत्तम प्रथाएं:

• किसी ईमेल को केवल तभी निष्क्रिय करें जब आप निश्चित हों कि इसे फिर कभी नहीं भेजा जाना चाहिए।
• अगर आपको किसी सक्रिय अनुक्रम में महत्वपूर्ण परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो अपडेट की गई सामग्री के साथ एक नया अभियान बनाना सुरक्षित है.

8. ऐसे संपर्क जो सदस्यता प्राप्त नहीं कर चुके हैं लेकिन फिर भी नामांकित हैं

जब कोई संपर्क मार्केटिंग ईमेल (न्यूज़लेटर्स, अभियान आदि) से सदस्यता समाप्त कर देता है या पहुंच योग्य नहीं हो जाता है (बाउंस के कारण), तो systeme.io उन्हें अभियान से स्वचालित रूप से नहीं निकालता है।

इसका मतलब है:

• संपर्क अभियान में नामांकित रहता है।
• वे निर्धारित देरी और शर्तों के अनुसार अनुक्रम चरणों के माध्यम से प्रगति करना जारी रखते हैं।
• उन्हें बस ईमेल प्राप्त नहीं होते हैं जबकि उनकी स्थिति "अनसब्सक्राइब्ड" या "बाउंस" होती है।

अगर संपर्क की स्थिति बाद में "सदस्यता लेली" में बदल जाती है:

• वे समयरेखा में जिस भी चरण पर पहुंचे हैं, उस पर ईमेल प्राप्त करना फिर से शुरू करेंगे।

संक्षेप में:अभियान अनुक्रम कभी नहीं रुकता, भले ही संपर्क अस्थायी रूप से संदेश प्राप्त करने में असमर्थ हो.

बेहतर वितरण क्षमता के लिए अंतिम युक्ति:

जटिल HTML, अत्यधिक फ़ॉन्ट, भारी चित्र और बहुत सारे इमोजी जैसे ईमेल तत्व आपके ईमेल का "वजन" बढ़ा सकते हैं। बड़े या अत्यधिक जटिल ईमेल को स्पैम फ़िल्टर द्वारा ध्वजांकित किए जाने या सर्वर प्राप्त करने द्वारा अस्वीकार किए जाने की अधिक संभावना होती है।

अपनी पहुंच को अधिकतम करने के लिए, अपने ईमेल को साफ, हल्का और स्पष्ट, प्रासंगिक सामग्री पर ध्यान केंद्रित रखें। यह आपके ग्राहकों के इनबॉक्स में सीधे पहुंचने का सबसे अच्छा मौका सुनिश्चित करता है।